Версия 10:09, 5 августа 2010

Гипермаркет знаний>>Информатика>>Информатика 11 класс>>Информатика: Создание базы данных в среде MS Access

                                                         Создание базы данных в среде MS Access

      Создание базы данных начинается с открытия файла, в котором она будет храниться. Для этого в MS Access нужно произвести следующие действия:

    выполнить команду => Файл => Создать БД => Новая БД; => в файловом окне указать путь и имя файла «Приемная комиссия»

    После этого на экране откроется основное окно с заголовком «Приемная комиссия: база данных''». Дальнейшая работа состоит из двух этапов:
      • построение структур таблиц;
      •ввод данных в таблицы.

     Сначала надо описать структуры таблиц. Следует начать с таблиц, которые создаются на первом, подготовительном этапе работы приемной комиссии. Главной здесь является таблица «Факультеты».

     Описать структуру таблицы — значит указать имена всех полей, а также тип и свойства каждого поля; назначить главный ключ. В режиме Таблица надо выполнить команду => Создать. Из списка предлагаемых способов создания таб¬лицы следует выбрать ^> Конструктор. На экране откроется окно конструктора таблиц. На рис. 1.8 показано заполнен¬ное окно конструктора для таблицы «Факультеты».
 

                         Рис. 1.8. Конструктор таблиц

     Имена полей указываются в графе «Имя поля», соответ¬ствующие им типы — в графе «Типы данных». Графу «Опи¬сание» заполнять не обязательно. В нижней половине окна конструктора присутствует таблица «Свойства поля». В ней указываются размер поля, формат поля и некоторые другие свойства. Смысл каждого параметра поясняется комменти¬рующим текстом. Кроме того, всегда можно обратиться к справочнику, нажав на клавишу F1. На рис. 1.8 отражены свойства поля «Факультет». Основным свойством текстового поля является его длина. Предельное значение длины — 255 символов. В данном случае выбрана длина 30. С одной стороны, длину текстового поля нужно задавать такой, что-бы в него поместилось любое возможное значение этого поля» с другой стороны> нужно помнить, что лишняя длина — это расход памяти компьютера, которая конечна.

    Для поля КОД_ФАК указан текстовый тип и длина, равная 2. Значениями этого поля будут числа, поэтому для него можно было бы выбрать и числовой тип в целом формате. Однако числовой тип обычно присваивают тем полям, со значениями которых возможны в дальнейшем какие-то вычислительные действия, полям, обозначающим размерные величины. Над кодом специальности не имеет смысла выполнять вычисления, поэтому его можно определить как двухсимвольное поле (цифры — тоже символы). Все остальные поля имеют текстовый тип и длину 30 символов.

    Выбор главного ключа производится следующим образом: указатель устанавливается на ключевое поле «КОД_ФАК» и выполняется команда => Правка => Ключевое поле. То же самое происходит, если щелкнуть по кнопке с изображением ключа на панели инструментов.

    В дальнейшем информацию о структуре каждой таблицы будем представлять в табличной форме. На примере таблицы «Факультеты'»'она выглядит так:

  Факультеты



Далее с помощью конструктора описывается структура таблицы «Специальности».
Структура таблицы «Специальностик Специальности

Имя поля    Тип поля    Длина (формат)
КОД„СПЕЦ    Текстовый    3
СПЕЦИАЛ Ь НОСТЬ    Текстовый    30
КОД ФАК    Текстовый    2
ПЛАН    Числовой    Целый         В
После выполненных действий на вкладке «Таблицы» окна базы данных появятся названия созданных таблиц: «Факультеты» и «Специальности».
Теперь организуется ввод данных в ати таблицы. Вводить данные можно непосредственно в бланк таблицы или в ре¬жиме формы. Использовать форму для ввода данных и про¬смотра таблицы удобно в тех случаях, когда в таблице очень много полей и запись в развернутом виде не помещается на экране. Две первые таблицы небольшие, поэтому можно обойтись без формы. Чтобы начать ввод данных в таблицу
«Факультетынужно выделить название таблицы на экра¬не и выполнить команду => Открыть. На экране появится бланк таблицы, содержащий заголовки столбцов и пустую строку. Далее следует заполнять таблицу. После заполнения она примет вид, представленный в табл. 1.1.

Таблица 1.1. Факультеты

|кОД_ФАК    ФАКУЛЬТЕТ    ЭКЗАМЕН.!    ЗКЗШЕН_2    ЭКЗАМЕНА
01    Экономичес-кии    Математика    География    Русский язык
02    Исторический    История Отече¬ства    Иностранный язык    Сочинекие
03    Юридический    Русский язык    Иностранный язык    Обтцествозп анне

Ограничимся тремя факультетами и шестью специаль¬ностями. Теперь заполняется таблица «Специальности » (табл. 1.2).
 
Последнее действие на подготовительном этапе заключает¬ся в организации связи между таблицами — построении схе¬мы. Обратим внимание на то, что это будет лишь часть буду¬щей полной схемы. Но именно так и бывает на практике: со временем база данных разрастается, в ней появляются новые таблицы, подключаемые к существующей схеме.
Для связывания таблиц надо:
выполнить команду => Сервис => Схема данных;
=> откроется окно «Добавление таблицы»; выделить
название таблицы «Факультеты*;
выполнить команду     Добавить;        |
=> выделить название таблицы «Специальности»;
выполнить команду      Добавить => Закрыть.
В результате на поле окна «Схема данных» появятся об¬разы двух таблиц. Нажав левую клавишу мыши, следует пе¬ретащить имя ключевого поля «КОД_ФАК» из образа таб¬лицы «Факультеты» на это же имя в образе таблицы «Специальности»;
 


Факультеты
КОД_ФАК ФАКУЛЬТЕТ ЭКЗАМЕНАХ ЭКЗАМЕН^ ЭКЗАМЕН 3
 

Откроется окно «Связи»* Надо последовательно активи¬зировать флажки «Обеспечить целостность данных», ^Ка¬скадное обновление связанных полейь и «Каскадное удале* ние связанных записей*. Тип связи «один ко многим» будет выбран автоматически. Далее следует выполнить команду =^> Создать. Схема готова!
Осталось ее сохранить и закрыть окно.
Теперь, чтобы вывести на экран любую из созданных таб¬лиц, нужно щелкнуть мышью по ее имени на закладке «Таблицы» и выполнить команду ^> Открыть. Открытую таблпцу можно просматривать, редактировать, можно до¬бавлять в нее новые записи. Если вам потребуется изменить структуру таблицы, то нужно перейти в режим конструкто¬ра и внести изменения.
 



Семакин И.Г., Хеннер Е.К., Информатика и ИКТ, 11

Отослано читателями из интернет-сайтов

Содержание урока
 конспект урока                       
 опорный каркас  
 презентация урока
 акселеративные методы 
 интерактивные технологии 

Практика
 задачи и упражнения 
 самопроверка
 практикумы, тренинги, кейсы, квесты
 домашние задания
 дискуссионные вопросы
 риторические вопросы от учеников
 
Иллюстрации
 аудио-, видеоклипы и мультимедиа 
 фотографии, картинки 
 графики, таблицы, схемы
 юмор, анекдоты, приколы, комиксы
 притчи, поговорки, кроссворды, цитаты

Дополнения
 рефераты
 статьи 
 фишки для любознательных 
 шпаргалки 
 учебники основные и дополнительные
 словарь терминов                          
 прочие 

Совершенствование учебников и уроков
 исправление ошибок в учебнике
 обновление фрагмента в учебнике 
 элементы новаторства на уроке 
 замена устаревших знаний новыми 
 
Только для учителей
 идеальные уроки 
 календарный план на год  
 методические рекомендации  
 программы
 обсуждения


Интегрированные уроки

Если у вас есть исправления или предложения к данному уроку, напишите нам.

Если вы хотите увидеть другие корректировки и пожелания к урокам, смотрите здесь - Образовательный форум.