Версия 14:16, 13 декабря 2010

Гипермаркет знаний>>Информатика>>Информатика 11 класс. Полные уроки>>Информатика: Этап создания отчета в базе данных.

Тема: Этап создания отчета в базе данных.

Цель: Рассмотреть способы и этапы создания отчетов в базе данных на примере программы MS Access.

Отчет являет собой форматированное представление данных, выводящиеся на экран, в файл или печать.

Отчеты позволяют извлечь из базы данных нужную информацию и представить их в удобном для восприятия виде, а также предоставляют широкие возможности для анализа данных.

При печати таблиц и запросов информация выводится в том виде, в котором хранится в файле.

Иногда возникает необходимость представить данные из базы в виде отчетов, так как они имеют легко читающийся вид.

Подробный же отчет включает абсолютно всю информацию из указанной таблицы или запроса, но также содержит заголовки и разбит на страницы с указанием верхних и нижних колонтитулов.

В Microsoft Access можно создавать отчеты следующими способами:

1. Конструктор
2. Мастер отчетов
3. Автоотчет: в столбец
4. Автоотчет: ленточный
5. Мастер диаграмм
6. Почтовые наклейки

Мастер представляет собой простейший способ создания отчетов.

Он позволяет создавать отчеты с группировкой записей.

Мастер помещает выбранные поля в отчет и предлагает несколько стилей его оформления.

После завершения работы Мастера полученный отчет можно доработать в режиме Конструктора.

При помощи функции Автоотчет, можно быстро и легко создать отчет, а затем внести в него определенные изменения.

Структура отчета в режиме Конструктора.

Программа MS Access отображает в отчете информацию, взятую из запроса или таблицы, добавляя к ней текстовые элементы, которые упрощают его восприятие.

К числу текстовых элементов относятся:

- Заголовок печатается только в верхней части первой страницы отчета. Он используется для вывода данных, таких как текст заголовка отчета дата или другая часть текста документа, которую следует напечатать один раз в начале отчета.

Для добавления или удаления области заголовка отчета нужно выбрать в меню Вид команду Заголовок/примечание отчета.

- Верхний колонтитул используется для вывода заголовков столбцов, даты или номера страниц, печатающихся сверху на каждой странице отчета.

Для добавления или удаления верхнего колонтитула нужно выбрать в меню Вид команду Колонтитулы.

Microsoft Access добавляет верхний и нижний колонтитулы одновременно.

Чтобы скрыть один из колонтитулов, нужно задать для его свойства Высота значение = 0.

- Область данных, расположенная между верхним и нижним колонтитулами страницы. содержит основной текст отчета.

В этом разделе появляются данные, распечатываемые для каждой из тех записей в таблице или запросе, на которых основан отчет.

Для размещения в области данных элементов управления используют список полей и панель элементов.

Чтобы скрыть область данных, нужно задать для свойства раздела Высота значение 0.

- Нижний колонтитул размещен в нижней части каждой страницы и используется для вывода итоговых значений, даты или номера страницы, печатающихся снизу на каждой странице отчета.

- Примечание используется для вывода текста заключения, общих итоговых значений или подписей, которые следует напечатать один раз в конце отчета.

Несмотря на то, что в режиме Конструктора раздел "Примечание" отчета находится внизу отчета, он печатается над нижним колонтитулом страницы на последней странице отчета.

Для добавления или удаления области примечаний отчета необходимо выбрать в меню Вид команду Заголовок/примечание отчета. Microsoft Access одновременно добавляет и удаляет области заголовка и примечаний отчета

Вопросы:

1. Что такое отчет?

2. Зачем используются отчеты?

3. Способы создания отчета в программе MS Access.

4. Режим Конструктора отчетов в MS Access.

5. Что такое Верхний и Нижний колонтитул? Какая между ними разница?

Список использованных источников:

1. Урок на тему: «Отчеты в MS Access», Самойлов А. Н., г. Одесса.

2. Сергеев А. Скачать Access 2007. Новые возможности. - Питер Пресс, 2008 г.

3. Информатика: Практикум по технологии работы на компьютере. Учебное пособие / Под ред. Н.В.Макаровой. 3-е изд. М.: Финансы и статистика, 2004 г.

4. Леонтьев В.П. Новейшая энциклопедия персонального компьютера 2003. - М.: ОЛМА-ПРЕСС, 2003 г.

Отредактировано и выслано преподавателем Киевского национального университета им. Тараса Шевченко Соловьевым М. С.

Если у вас есть исправления или предложения к данному уроку, напишите нам.

Если вы хотите увидеть другие корректировки и пожелания к урокам, смотрите здесь - Образовательный форум.